Hér verður fjallað um nokkur atriði sem vert er að hafa í huga við notkun vegabréfaskrárinnar:

Passa-/vegabréfabækur

Þessi flokkur er lang stærstur. Tvær vegabréfabækur má finna í skjalasafni Bæjarfógetans. Í bókunum má finna færslur í dálkum þar sem þeir einstaklingar sem tóku passa eða vegabréf eru innfærðir. Upplýsingarnar sem þar birtast eru dagsetning útgáfu, brottfarar,- og áfangastaður. Einnig kemur stundum fram aldur fólks, staða eða stétt, jafnvel mannlýsing, fæðingarstaður og hvaða erindi einstaklingurinn hafði til ferðarinnar. Þessi flokkur í grunninum nær yfir árin 1837–1874.

Afritaðir útgefnir/afhentir passar frá Bæjarfógeta Reykjavíkur

Hér er um að ræða flokk sem samanstendur af afritum (copie) af pössum sem gefnir voru út af Bæjarfógetanum í Reykjavík. Slíkt afrit hefur verið gert til þess að halda utan um hverjir höfðu fengið passa, en ekki var skylda að skila pössum til baka þótt að slíkt kæmi fyrir, auk þess að oft kom fólk ekki til baka og því nauðsynlegt að taka afrit til að halda bókhald um ferðirnar. Einnig má finna afrit af pössum í bréfabókum Bæjarfógeta. Í þessari heimild má finna bæði utanlands- og innanlandspassa. Afritin geyma einnig oft á tíðum ítarlegar upplýsingar um einstaklinga. Stundum má í þeim finna að stuttar lýsingar af æviskeiði fólks eða hvar það var í vist eða húsmennsku, hvort það var að fara í kaupavinnu eða flytja og oft má sjá fæðingarstað. Mannlýsingar eru nánast alltaf til staðar en aðeins í tilviki karla, konum er yfirleitt ekki lýst nema í örfáum undantekningum, en þá má oft finna aðrar upplýsingar í staðinn eins og hvar þær voru í vist eða hverjum þær voru giftar. Þessi flokkur í skránni nær yfir árin 1814–1820. Einnig eru örfá afrit af pössum sem ná yfir árin 1819–1824.

Útgefnir passar til innanlandsferða

Í þessum flokki má finna örfáa passa útgefna af Bæjarfógeta Reykjavíkur. Á þeim má finna allar helstu upplýsingar sem slík skilríki geyma eins og dagsetningu útgáfu, brottfarar- og áfangastað, aldur fólks, stöðu eða stétt Þar eru oft á tíðum mannlýsingar, fæðingarstaður og erindi fólks til ferðar. Þessi flokkur í skránni nær yfir árin 1812–1837.

Afhendir passar til innanlandsferða

Hér má finna töluvert magn passa sem afhentir hafa verið Bæjarfógetanum í Reykjavík. Á þeim má finna allar helstu upplýsingar sem slík skilríki geyma eins og dagsetningu og brottfarar- og áfangastað, aldur fólks, stöðu eða stétt, oft á tíðum mannlýsingu, fæðingarstað og erindi fólks. Flestir þeirra bera einnig vitnisburði presta. Þessi flokkur í skránni nær yfir árin 1802–1867.

Þetta verkefni var unnið sem nýsköpunarverkefni með tilstyrk Nýsköpunarsjóðs námsmanna af Emil Gunnlaugssyni sagnfræðinema sumarið 2019. Tilgangur verkefnisins var að kanna með hvaða hætti hægt væri að draga fram þessar merkilegu heimildir um flutninga fólks á 19. öld, jafnt innanlands sem til útlanda.

Verkefnið fólst í gerð þessarar skrár, sem inniheldur upplýsingar um u.þ.b. 2600 ferðir á því árabili sem hér um ræðir. Þá voru passarnir allir skannaðir og verða birtir hér á heimildavef Þjóðskjalasafns. Einnig var rituð grein um íslenska vegabréfasögu, en afar lítið hefur verið fjallað um þessa merkilegu sögu áður.

Skráin er fyrst og fremst hugsuð til að auðvelda leit að ákveðnum einstaklingum og fá upplýsingar um ferðir þeirra. Því voru upplýsingar samræmdar til að auðvelda leit.