Á stafrænum heimildavef Þjóðskjalasafns Íslands er safnað ýmsum heimildum sem hafa verið ljósmyndaðar eða skannaðar á undanförnum árum. Tilgangurinn með stafrænni myndun skjala er margþættur. Í fyrsta lagi er um að ræða varðveislusjónarmið. Ýmsar heimildir innan safnsins eru í mikilli notkun. Slík notkun leiðir eðlilega af sér slit á frumgögnum. Auk þess sem heppilegast er fyrir skjölin að vera alltaf í öruggum geymslum og í sem heppilegustu loftslagi. Í áætlunum Þjóðskjalasafns um skönnun efnis hefur það verið haft í huga. Þá er pappír frá 20. öld í mörgum tilfellum mjög lélegur og blek sömuleiðis. Því er nauðsynlegt að mynda, eða skanna ýmsar heimildir í þeim tilgangi að varðveita þær til framtíðar, þar sem ekki verður mögulegt að varðveita frumritin um alla framtíð. Síðast en ekki síst er það hlutverk Þjóðskjalasafns að gera þær heimildir sem safnið varðveitir aðgengilegar fyrir almenning. Nú munu allir geta skoðað ýmsar lykilheimildir safnsins hvar sem þeir eru staðsettir. Það er okkar trú að með þeim hætti muni notkun þessara heimilda aukast, öllum til hagsbóta.

Allar stafrænar heimildir Þjóðskjalasafns eru birtar í skjalaskrá safnsins sem er aðgengileg af þessum vef og aðalvef safnsins. Hlutverk þessa vefjar er að safna á einn stað öllum stafrænum heimildum safnsins og leggja notandanum lið við að notfæra sér þær. Það er meðal annars gert með birtingu þeirra í leitarbærum gagnagrunnum (manntöl og dómabækur) og einnig er hægt að nálgast sumar heimildir með aðstoð Íslandskorts (í vefsjá). Einnig eru stuttir textar sem eiga að kynna heimildaflokka fyrir nýjum notendum, en jafnframt eru beinar leiðir að flestum heimildum fyrir þá sem eru þeim kunnugir.

Á undanförnum árum hefur verið gert mikið átak í skönnun og ljósmyndun ýmissra skjalaflokka. Það verkefni hefur annars vegar verið unnið af starfsfólki safnsins og hins vegar í samstarfi milli safnsins og utanaðkomandi aðila. Síðastliðin tvö ár hefur Þjóðskjalasafn átt í góðu samstarfi við bandaríska fyrirtækið Family Search, sem sérhæfir sig í birtingu ættfræðiheimilda og hefur yfir að ráða gríðarstórum gagnagrunni um ættfræði og persónusögu frá fjölmörgum löndum. Starfsfólk á vegum Family Search hefur séð um skönnun heimildanna, en starfsfólk Þjóðskjalasafns undirbúið gögnin til skönnunar, séð um skráningu þeirra og birtingu á vef safnsins eftir því sem verkinu vindur fram. Nú þegar hafa öll sóknarmanntöl og prestþjónustubækur verið skannaðar og stór hluti af þeim manntölum sem geymd eru á Þjóðskjalasafni. Í kjölfarið fylgja dómabækur, skiptabækur, vesturfaraskrár, fermingarskýrslur, legorðsskýrslur og fleiri slík gögn sem geta varpað ljósi á fjölskyldusögu og ættfræði. Í kjölfar þess að viðkomandi gögn eru mynduð verða þau birt á vefnum jafnóðum.

Þjóðskjalasafnið hefur á undanförnum árum byggt upp leitarbæra gagnagrunna sem auðvelda fólki leit í eftirsóttum heimildum. Má þar nefna manntalsgrunn, þar sem hægt er að leita að nöfnum fólks og staðsetningu á ólíkum tímum, sóknarmanntalsgrunn, sem gegnir sama hlutverki og dómabókagrunn. Þessir gagnagrunnar eru gerðir aðgengilegir á þessum heimildavef.

Þrátt fyrir að mikið átak hafi verið gert í miðlun stafrænna heimilda er ljóst að einungis brot af þeim gögnum sem Þjóðskjalasafn Íslands varðveitir mun verða gert aðgengilegt með þessum hætti. Í árslok 2018 varðveitir Þjóðskjalasafn um 45 hillukílómetra af gögnum. Því hvetjum við alla til að skoða ekki einungis þennan vef, heldur skoða skjalaskrá safnsins á aðalvef þess, en þar er hægt að skoða lýsingar á stærstum hluta safnkostsins.

Á heimildavefnum eru birt gögn sem heimilt er að birta lögum samkvæmt. Almennt er óheimilt að birta eða miðla viðkvæmum persónuupplýsingum fyrr en gögnin hafa náð 80 ára aldri. Undantekning eru prestþjónustubækur, sóknarmannatöl og manntöl en þar sem miðað við 50 ár með sérstakri heimild í lögum um opinber skjalasöfn.

Við vonum að þessi vefur muni efla rannsóknir á íslenskri sögu og auðvelda notkun á þeim mikilvæga arfi sem varðveittur er í Þjóðskjalasafni Íslands.